Prestamos o serviço de advogado correspondente desde 2007, durante todo esse tempo aprendi bastante, ao todo já fizemos (eu e minha equipe) mais de 7000 diligências e quero dividir um pouco do que aprendi com os Doutores (as).
Algumas DILIGÊNCIAS parecem bem simples, como protocolar uma petição no fórum ou tirar cópia de um processo, mas por trás de uma tarefas simples é bom estar atento a possíveis problemas que podem ocorrer. Pra isso, vamos dar algumas dicas básicas para uma perfeita prestação do serviço.
Manual do Advogado Correspondente (Diligências)
1- PROTOCOLO DE PETIÇÕES
Você deve estar pensando: “Petição? é só imprimir e levar no setor responsável.”
Muita calma meu caro. Antes de imprimir a petição e sair correndo para o fórum, tome as seguintes medidas:
A – Verifique se o processo é eletrônico!
Aqui no RJ se o processo for eletrônico sinto em lhe dizer que não vão receber a petição no setor de protocolos. Ou seja, tempo perdido para quem trabalha como Correspondente Jurídico = $$$ perdido.
Muitas serventias estão se modernizando, visando auxiliar segue aqui um link com os Juizados e Varas Cíveis que já estão trabalhando de forma eletrônica. Vale lembrar, que algumas varas são híbridas, tem processos físicos e eletrônicos.
Se você não tiver cadastro no Tribunal de Justiça aqui do Rio de Janeiro você não vai conseguir fazer protocolos.
Por fim, quando for protocolo para 2ª instância ele ocorrerá prioritariamente de forma eletrônica e existem uma série de detalhes os quais deverão ser observados.
B – Como informar o recolhimento de custas no TJ/RJ.
Essa é uma questão a qual deve ser tratada com muita atenção. Existe um ato normativo 09/2009, que informa que o número da GRERJ (Guia de Custas Judiciais) deve ser informado na parte superior direita da petição.
Você deve estar pensando que isso é irrelevante, pois lhe digo com todas as letras que não! Na Comarca de Saquarema um determinado Juiz decidiu por bem JULGAR DESERTO UM RECURSO INOMINADO em razío do número da GRERJ não estar no local correto. Abaixo segue trecho da decisão que julgou deserto o recurso:
Em processos de primeira instância o TRIBUNAL também não permite a juntada das guias pagas. A conferência do pagamento é feita no cartório através do número da GRERJ informado na petição.
C – não demore para enviar a petição protocolada.
A tecnologia deve ser uma aliada e existem muitos aplicativos nesse sentido. Um dos que eu mais gosto é o CAMSCANNER, ele trata a imagem fazendo realmente com que pareça que tenha sido escaneada. Além disso, ele coloca todas as imagens em um único arquivo em PDF ou cria um link com todas as imagens.
Ele está disponível para IOS e Android, tem versío paga e free. Protocolou a petição envie o quanto antes.
2 – CÓPIAS DE PROCESSOS
A- Verifique se o processo está disponível antes de confirmar a diligência.
Aqui no Rio, principalmente no (TJ/RJ) comarca da Capital, temos sérios problemas para termos acesso a processos que estão no recebimento, processamento, juntada de petição, expediente dentre outros. A resposta é sempre a mesma: “Tem prazo Doutor(a)?” Se a resposta for negativa ele(a) irá dizer: “Os autos indisponíveis Doutor(a)”.
Em comarcas do interior isso muda um pouco, portanto é importante advertir seu cliente para que a diligência não gere prejuízo a ele e muito menos a você. Se ainda assim seu cliente insistir na ida ao cartório e não disponibilizarem os autos, por uma das razões acima, pegue uma boleta com o andamento, nome e matrícula do serventuários. Digo isso, pois quando não há prazo, dificilmente fornecerão certidão.
Na Justiça Trabalhista também temos tido problema parecido. As Varas Trabalhistas estão em greve fazem alguns meses e até a presente data (25/08/2015) permanecem funcionando de forma precária, atendendo somente prazos e urgências, então verifique antes se é possível o cumprimento.
B- Use uma boa câmera digital no modo burst/automático ou use o CAM SCANNER ou HANDY SCANNER.
Vamos lá, com o avanço dos celulares, quase ninguém mais leva câmera digital para o fórum hoje em dia. Quando comecei a fazer diligências usava uma Sony Cybershot que dava conta do recado, depois comprei uma melhor que tenho até hoje. Se você está disposto a fazer cópias e não quer perder muito tempo com isso, domine uma dessas ferramentas.
Digo isso por dois motivos, primeiro porque isso agiliza e muito seu trabalho e o segundo é que com a rapidez você gera satisfação a seu cliente.
Primeiro eu cite o CamScanner, mas também tem uma versão somente para Android que é muito boa, chamada Handy Scanner, clique no link que você já será redirecionado para a página do Google Play onde poderá ver avaliações e até um vídeo com uma demonstração, enfim é bom ter mais de uma opção para saber qual se adequa melhor a cada um.
C – Arquive e envie cópias através de algum aplicativo que permita ARMAZENAMENTO NA NUVEM.
Alguns clientes vão solicitar cópias de processos com grande número de folhas. Sim, eles existem e ainda vão existir durante um bom tempo. não dá pra converter em PDF mais de 600 cópias, o arquivo fica pesado e se torna impossível o envio por e-mail, inclusive eu indico o programa PDF CREATOR ele funciona como uma impressora virtual, quando você manda imprimir é só escolher a impressora “PDF CREATOR” e escolher o local onde irá salvar o arquivo.
A saída é usar um aplicativo gratuito que faça o armazenamento, existem vários: DROPBOX, ONE DRIVE, GOOGLE DRIVE dentre outros que poderão ser usados para essa finalidade.
Nesse caso, a conversão em PDF é feita é o arquivo armazenado e o cliente recebe apenas um link onde poderá baixa-lo sem qualquer problema. Eu utilizo o DROPBOX e indico a todos que usem, para criar uma conta é só clicar aqui.
D – Mantenha seu cliente informado de todos os problemas que ocorrerem no processo.
É inevitável, ainda que em pequenas proporções problemas podem acontecer, por isso mantenha seu cliente informado, se a câmera quebrou, bateria do celular acabou, foi roubado, autos indisponíveis, fizeram carga do processo e não devolveram, tiraram para cópia e não devolveram, seja lá o que for, MANTENHA SEU CLIENTE INFORMADO O MAIS RÁPIDO POSSÍVEL. Assim, ele poderá decidir e lhe orientar no melhor a ser feito.
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