Como enviar e-mail de cobrança ou Carta? | Marcello Benevides Advogados - Advogado RJ

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Como enviar e-mail de cobrança ou Carta?

Somos um escritório de advocacia empresarial com intensa atuação e apoio a empresas na área de cobrança. Caso tenha interesse em contratar nossos serviços, entre em contato conosco.  Nossos canais de contato são: e-mail, contato@marcellobenevides.com. Telefones: 21-3217-3216 e 21-3253-0554 (Rio de Janeiro), 11-4837-5761 (São Paulo), celular 21-99541-9244logo_whatsapp_con_sombra_sin_fondo02_4ou  através de um pequeno formulário, para acessá-lo basta clicar aqui.

Antes de ingressar a matéria, aconselho que veja o vídeo abaixo, para que entenda como é possível cobrar e negociar com o Devedor.

E-mail de Cobrança ou Carta de Cobrança, como enviar? Entenda como agir nesses casos.

Infelizmente no momento atual da economia a inadimplência cresce astronomicamente aliado a isso a diminuição do número de vendas tem sido um dos maiores problemas das Empresas que vem lidando com a atual crise econômica.

Alguns dos nossos clientes imaginam que o envio do título de forma precoce para cobrança é suficiente e não entendem que todas as hipóteses para cobrança interna devem ser esgotadas, ou seja, que o próprio Credor tome as medidas necessárias para uma cobrança amigável antes do envio do título para cobrança especializada.

O ideal é que internamente a cobrança seja padronizada e temporizada, em alguns casos o protesto é necessário e pode resolver o problema, mas em outros não. Aconselhamos a leitura do nosso artigo: Cobrança Interna. 7 Erros comuns cometidos por Empresas.

Por isso, orientamos que o título seja levado a protesto, no máximo em 7 (sete) dias após o vencimento. Importante ainda, que seja realizada uma negociação interna. Significativo que o próprio Credor faça contato para que o problema seja sanado no prazo máximo de 30 dias após a lavratura do protesto.

Dentro deste prazo, deve-se contatar o devedor, enviar e-mails, fazer contato via telefone ou carta e tudo quanto for possível para resolução do caso. Passado esse período nossa orientação é a de encaminhar para cobrança especializada. Essa cobrança, inicialmente é realizada, de forma amigável (extrajudicial), visando a resolução rápida da pendência.

Adotamos essa postura, porque um processo judicial, pode gerar altos custos e conciliar é uma forma de reduzir despesas com custas judiciais e honorários advocatícios.

Hoje quero compartilhar 10 dicas para elaboração de um e-mail de cobrança ou uma carta de cobrança. Para uma cobrança interna eu aconselho sempre o envio de e-mails, principalmente em vendas onde a comprovação se dá apenas por nota fiscal.

Antes de ingressar nas dicas, aconselho fortemente, que veja o vídeo abaixo, onde ensinamos como montar de forma básica, um PLANO DE AÇÃO DE COBRANÇA PARA EMPRESAS, o que também irá lhe auxiliar a reduzir sua inadimplência.


Como enviar e-mail de cobrança ou Carta? Veja nossas dicas.

Mas como enviar um e-mail de cobrança sem ser ofensivo, sem infringir nenhuma lei e principalmente, como efetuar uma cobrança interna sendo eficiente? Como efetuar uma cobrança via e-mail ou carta sem correr o risco de sofrer uma ação judicial?

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Abaixo vamos listar 5 dicas sobre como enviar uma cobrança tanto para pessoas físicas, quanto de pessoas jurídicas e ao final vamos fornecer um modelo de cobrança (carta ou e-mail). Sim, há diferença e você precisa estar ciente disso para não criar um problema maior do que já possui.

Leia também:

Cobrança Judicial de Duplicata Mercantil


  • PESSOAS FÍSICAS – E-mail de Cobrança

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1 – Seja objetivo, claro e educado no e-mail de cobrança ou carta:

Exemplo: Sr.(a), boa tarde. Meu nome é ________, represento o setor financeiro da Empresa _________, e na qualidade de preposto venho lhe informar que existe uma pendência de ….

2 – Envie a cobrança somente para e-mails fornecidos pelo próprio Devedor ou para endereços que ele tenha preenchido em ficha de cadastro, contratos ou formulários.

O Art. 42 do Código de Defesa do Consumidor, determina que: “Na cobrança de débitos, o consumidor inadimplente não será exposto a ridículo, nem será submetido a qualquer tipo de constrangimento ou ameaça.”

Ou seja, nesse caso a cautela deve ser redobrada para que não sofram com a interposição de ações indenizatórias por dano moral. Muitas Empresas ligam até para o vizinho no sentido de fazer um contato, não façam isso em hipótese alguma. Outro ponto é o envio de cobrança para suposto endereço do Devedor, envie somente para o endereço cadastrado no sistema.

3 – Certifique-se do valor cobrado para não ter que devolver em dobro.

Existe um ditado que diz: “Quem paga errado, paga duas vezes.” Eu prefiro utilizar um outro, quem cobra errado paga duas vezes! O código de defesa do consumidor, mais uma vez, protege o Consumidor quando é realizada uma cobrança de forma equivocada.

O Parágrafo Único do art. 42, determina que: O consumidor cobrado em quantia indevida tem direito à repetição do indébito, por valor igual ao dobro do que pagou em excesso, acrescido de correção monetária e juros legais, salvo hipótese de engano justificável.”

4 – Detalhe o valor com juros e correção.

Os juros legais, mais correção monetária devem constar em qualquer contrato, ainda aconselhamos a inclusão de diversos outros itens obrigatoriamente, mas juros e correção devem constar prioritariamente. não sei se você possui um contrato de compra e venda ou de contratação do seu serviço, caso não possua aconselho utilizar um direcionado especificamente para o seu negócio, acredite isso vai lhe poupar tempo e muito dinheiro. Inclusive, essa é uma das 7 dicas do nosso artigo, “Cansado de Devedores? Confira 7 dicas para reduzir a inadimplência”, que você não deve deixar de ler.

5 – Dê prazo e peça para desconsiderar caso a pendência já tenha sido sanada.

Dê um prazo para pagamento, nesses casos aconselhamos que dê um prazo de 2 a 5 dias. Coloque uma advertência ao final informando que caso a pendência já tenha sido sanada o devedor deverá desconsidera-la.

Feitas as considerações acima vamos ao modelo?

Sr.(a),______ boa tarde.

Meu nome é ________, represento o setor financeiro da Empresa _________, e na qualidade de preposto venho lhe informar que existe uma pendência de …. (DETALHAR NÚMERO DO TÍTULO E COLOCAR O VALOR CORRIGIDO) em seu nome.

Prezamos e nos preocupamos com nossos clientes, assim nossa praxe é antes de tomar qualquer medida, entrar em contato para saber se é possível uma negociação amigável.

Estou disponível de segunda a sexta, das 09:00 h as 18:00 h nos seguintes telefones ____________________ ou poderá nos responder neste e-mail.

Aguardamos seu retorno.

Obs. Caso já tenha efetuado o pagamento pedimos a gentileza de desconsiderar.


  • PESSOA JURÍDICA – E-mail de Cobrança

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1 – Seja objetivo, claro e educado no e-mail de cobrança:

Nesse ponto, não há diferença a cordialidade e a educação devem ser utilizadas da mesma forma, por isso o exemplo é o mesmo.

“Sr.(a), boa tarde. Meu nome é ________, represento o setor financeiro da Empresa _________, e na qualidade de preposto venho lhe informar que existe uma pendência de ….”

2 – Se for enviar e-mail de cobrança entre em contato em no máximo 24 horas após o envio. Em relação a carta de cobrança envie sempre por carta registrada ou SEDEX, assim é possível identificar quando a empresa recebeu a correspondência.

Em épocas de crise determinadas Empresas acabam priorizando alguns pagamentos e o seu acaba ficando para trás. Então, assim que o valor apontar faça um contato de preferência por e-mail. Lembre-se, Pessoa Jurídica não é como Pessoa Física e não sofre coação ou dano moral pelo fato de estar sendo cobrada, vou falar mais sobre isso no tópico seguinte.

3 – Informe as consequências caso o pagamento não seja realizado.

Nesse caso, não se faz necessária tanta cerimônia. Seja objetivo quanto as consequências caso o pagamento não seja realizado no prazo apontado. Faça da seguinte forma:

3. a – Modelo de e-mail de cobrança

“…

Não localizamos o pagamento dos seguintes títulos:

xxx/xx

xxx/xx

A dívida atualizada monta a quantia de R$ ______. Dessa forma, visando evitar que medidas administrativas sejam tomadas, pedimos que envie o comprovante de pagamento no prazo máximo de _______.

Caso o pagamento não seja identificado no prazo acima, iremos encaminhar o título ao cartório de protesto (ou será incluído nos cadastros restritivos de crédito).

Obs. Caso o pagamento já tenha sido realizado pedimos a gentileza de desconsiderar”

Alguns devedores costumam pedir prazos maiores, outros pedem redução dos valores, isso vai da negociação do cliente com o devedor, creio que nesse momento, parcelamentos e reduções não sío aconselháveis.

Outro ponto, alguns Devedores adotam uma postura defensiva e alegam estar sendo coagidos ao pagamento. Contudo, é preciso esclarecer que age no exercício regular do direito o Credor que ameaça o Devedor de protestar o título vencido e não pago, como também, requerer a falência da empresa, inexistindo coação no fato.

Pessoa jurídica não sofre coação moral ao saber que se iniciam os preparativos para o protesto de título devido ou não pago, inclusío no SPC ou pedido judicial de falência, Pessoa Jurídica é uma ficção criada pelo direito. Nesse caso, não é possível sofrer coação, posto que, Pessoa Jurídica somente contrai Direitos e Obrigações.

Além disso, a ameaça do exercício normal de um direito não pode ser considerada coação, visto que o Credor de dívida vencida e não paga, pode protestar o título e requerer a Falência da empresa que não adimpliu a obrigação assumida.

Leia também:

Cobrança Empresarial – Livre-se da Inadimplência

4 – Após o protesto do título envie novo e-mail de cobrança, com novo prazo.

Nesse caso é importante novamente advertir o devedor das consequências de sua inércia. Exemplo:

“Até a presente data os valores não foram quitados em cartório ou obtivemos respostas dos nossos contatos.

Caso o título continue em aberto será encaminhado para nosso setor jurídico, onde não mais poderemos interferir na negociação.

Aguardamos seu retorno.”

5 – Tempo! Nesse caso ele é fundamental. não fique com títulos vencidos por mais de 45 dias.

Planilhe seus débitos, faça um controle e utilize os prazos para cada passo a ser dado. Usualmente, quando o Credor consegue gerenciar um processo interno de cobrança a inadimplência diminui. Após 45 dias de vencido envie para uma empresa de cobrança ou um escritório de cobrança especializado.

Abaixo segue nosso modelo de e-mail de cobrança para empresas:

5.a – Modelo de e-mail de cobrança

“Prezado Cliente,

Informamos que não localizamos o pagamento dos seguintes títulos:

xxx/xx

xxx/xx

A dívida atualizada monta a quantia de R$ ______. Dessa forma, visando evitar que medidas de ordem administrativa e judicial sejam tomadas, pedimos que envie o comprovante de pagamento no prazo máximo de _______.

Caso o pagamento não seja identificado no prazo acima, iremos encaminhar o título ao cartório de protesto. (ou será incluído nos cadastros restritivos de crédito, vai depender de como sua Empresa funciona.)

Se o título já foi levado a protesto coloque da seguinte forma: Apesar de protestado o pagamento do seu título continua em aberto, motivo pelo qual informamos que caso o pagamento não ocorra em 48 horas, iremos encaminhar o seu débito para nosso setor jurídico.

Obs. Caso o pagamento já tenha sido realizado pedimos a gentileza de desconsiderar”

Por fim, aconselho que veja esse vídeo onde explico como funcionam a cobrança judicial e extrajudicial.


—-DICA BÔNUS—–

Elabore acordos somente através de um instrumento particular de confissão de dívida. Este documento irá lhe gerar uma série de benefícios e evitará inúmeros problemas no futuro. Veja o vídeo abaixo e entenda sua importância.


Ainda tem dúvidas? Faça um contato conosco.

Necessita de auxílio para cobrança dos seus títulos vencidos? Consulte-nos. Você preenche o formulário informando dados básicos e detalhes sobre o caso e nós cuidamos do resto. Vamos analisar, entrar em contato para agilizarmos tudo quanto for possível. Nosso escritório possui larga experiência na recuperação de créditos. Para acessar o formulário, clique aqui.

Habilitação de Crédito na Recuperação Judicial

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Rio de Janeiro (21) 3217-3216 / (21) 3253-0554
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– Telefone Celular: (21) 99541-9244(Vivo)

Leia outras matérias disponíveis em nosso blog:

Advogado de Cobrança Empresarial

Cobrança Judicial de Duplicata Mercantil

O que é cobrança judicial e extrajudicial?

Gestão de Crise – Administração de Passivo

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Marcello Benevides

Marcello Benevides

Advogado fundador do escritório que leva seu nome, está formado desde 2005. Exerce a função de Coordenador Jurídico do escritório atuando ativamente em todas as áreas orientando os advogados. Especialista na recuperação de créditos de alta monta, diante da vasta experiência adquirida na realização de Cobrança Extrajudicial e Judicial para Empresas e Instituições Financeiras. Coach Jurídico e Membro da Comissão de Coaching da OAB/RJ. Pós-Graduado em Direito Empresarial pela AVM — Universidade Cândido Mendes. Possui Curso de Atualização em Direito do Consumidor pela Fundação Getúlio Vargas — FGV — RJ.