Somos um escritório de advocacia empresarial com intensa atuação e apoio a empresas na área de cobrança. Caso tenha interesse em contratar nossos serviços, entre em contato conosco. Nossos canais de contato são: e-mail, contato@marcellobenevides.com. Telefones: 21-3217-3216 e 21-3253-0554 (Rio de Janeiro), 11-4837-5761 (São Paulo), celular 21-99541-9244
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Antes de ingressar a matéria, aconselho que veja o vídeo abaixo, para que entenda como é possível cobrar e negociar com o Devedor.
E-mail de Cobrança ou Carta de Cobrança, como enviar? Entenda como agir nesses casos.
Infelizmente no momento atual da economia a inadimplência cresce astronomicamente aliado a isso a diminuição do número de vendas tem sido um dos maiores problemas das Empresas que vem lidando com a atual crise econômica.
Alguns dos nossos clientes imaginam que o envio do título de forma precoce para cobrança é suficiente e não entendem que todas as hipóteses para cobrança interna devem ser esgotadas, ou seja, que o próprio Credor tome as medidas necessárias para uma cobrança amigável antes do envio do título para cobrança especializada.
O ideal é que internamente a cobrança seja padronizada e temporizada, em alguns casos o protesto é necessário e pode resolver o problema, mas em outros não. Aconselhamos a leitura do nosso artigo: Cobrança Interna. 7 Erros comuns cometidos por Empresas.
Por isso, orientamos que o título seja levado a protesto, no máximo em 7 (sete) dias após o vencimento. Importante ainda, que seja realizada uma negociação interna. Significativo que o próprio Credor faça contato para que o problema seja sanado no prazo máximo de 30 dias após a lavratura do protesto.
Dentro deste prazo, deve-se contatar o devedor, enviar e-mails, fazer contato via telefone ou carta e tudo quanto for possível para resolução do caso. Passado esse período nossa orientação é a de encaminhar para cobrança especializada. Essa cobrança, inicialmente é realizada, de forma amigável (extrajudicial), visando a resolução rápida da pendência.
Adotamos essa postura, porque um processo judicial, pode gerar altos custos e conciliar é uma forma de reduzir despesas com custas judiciais e honorários advocatícios.
Hoje quero compartilhar 10 dicas para elaboração de um e-mail de cobrança ou uma carta de cobrança. Para uma cobrança interna eu aconselho sempre o envio de e-mails, principalmente em vendas onde a comprovação se dá apenas por nota fiscal.
Antes de ingressar nas dicas, aconselho fortemente, que veja o vídeo abaixo, onde ensinamos como montar de forma básica, um PLANO DE AÇÃO DE COBRANÇA PARA EMPRESAS, o que também irá lhe auxiliar a reduzir sua inadimplência.
Como enviar e-mail de cobrança ou Carta? Veja nossas dicas.
Mas como enviar um e-mail de cobrança sem ser ofensivo, sem infringir nenhuma lei e principalmente, como efetuar uma cobrança interna sendo eficiente? Como efetuar uma cobrança via e-mail ou carta sem correr o risco de sofrer uma ação judicial?
Abaixo vamos listar 5 dicas sobre como enviar uma cobrança tanto para pessoas físicas, quanto de pessoas jurídicas e ao final vamos fornecer um modelo de cobrança (carta ou e-mail). Sim, há diferença e você precisa estar ciente disso para não criar um problema maior do que já possui.
Leia também:
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PESSOAS FÍSICAS – E-mail de Cobrança
1 – Seja objetivo, claro e educado no e-mail de cobrança ou carta:
Exemplo: Sr.(a), boa tarde. Meu nome é ________, represento o setor financeiro da Empresa _________, e na qualidade de preposto venho lhe informar que existe uma pendência de ….
2 – Envie a cobrança somente para e-mails fornecidos pelo próprio Devedor ou para endereços que ele tenha preenchido em ficha de cadastro, contratos ou formulários.
O Art. 42 do Código de Defesa do Consumidor, determina que: “Na cobrança de débitos, o consumidor inadimplente não será exposto a ridículo, nem será submetido a qualquer tipo de constrangimento ou ameaça.”
Ou seja, nesse caso a cautela deve ser redobrada para que não sofram com a interposição de ações indenizatórias por dano moral. Muitas Empresas ligam até para o vizinho no sentido de fazer um contato, não façam isso em hipótese alguma. Outro ponto é o envio de cobrança para suposto endereço do Devedor, envie somente para o endereço cadastrado no sistema.
3 – Certifique-se do valor cobrado para não ter que devolver em dobro.
Existe um ditado que diz: “Quem paga errado, paga duas vezes.” Eu prefiro utilizar um outro, quem cobra errado paga duas vezes! O código de defesa do consumidor, mais uma vez, protege o Consumidor quando é realizada uma cobrança de forma equivocada.
O Parágrafo Único do art. 42, determina que: “O consumidor cobrado em quantia indevida tem direito à repetição do indébito, por valor igual ao dobro do que pagou em excesso, acrescido de correção monetária e juros legais, salvo hipótese de engano justificável.”
4 – Detalhe o valor com juros e correção.
Os juros legais, mais correção monetária devem constar em qualquer contrato, ainda aconselhamos a inclusão de diversos outros itens obrigatoriamente, mas juros e correção devem constar prioritariamente. não sei se você possui um contrato de compra e venda ou de contratação do seu serviço, caso não possua aconselho utilizar um direcionado especificamente para o seu negócio, acredite isso vai lhe poupar tempo e muito dinheiro. Inclusive, essa é uma das 7 dicas do nosso artigo, “Cansado de Devedores? Confira 7 dicas para reduzir a inadimplência”, que você não deve deixar de ler.
5 – Dê prazo e peça para desconsiderar caso a pendência já tenha sido sanada.
Dê um prazo para pagamento, nesses casos aconselhamos que dê um prazo de 2 a 5 dias. Coloque uma advertência ao final informando que caso a pendência já tenha sido sanada o devedor deverá desconsidera-la.
Feitas as considerações acima vamos ao modelo?
Sr.(a),______ boa tarde.
Meu nome é ________, represento o setor financeiro da Empresa _________, e na qualidade de preposto venho lhe informar que existe uma pendência de …. (DETALHAR NÚMERO DO TÍTULO E COLOCAR O VALOR CORRIGIDO) em seu nome.
Prezamos e nos preocupamos com nossos clientes, assim nossa praxe é antes de tomar qualquer medida, entrar em contato para saber se é possível uma negociação amigável.
Estou disponível de segunda a sexta, das 09:00 h as 18:00 h nos seguintes telefones ____________________ ou poderá nos responder neste e-mail.
Aguardamos seu retorno.
Obs. Caso já tenha efetuado o pagamento pedimos a gentileza de desconsiderar.
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PESSOA JURÍDICA – E-mail de Cobrança
1 – Seja objetivo, claro e educado no e-mail de cobrança:
Nesse ponto, não há diferença a cordialidade e a educação devem ser utilizadas da mesma forma, por isso o exemplo é o mesmo.
“Sr.(a), boa tarde. Meu nome é ________, represento o setor financeiro da Empresa _________, e na qualidade de preposto venho lhe informar que existe uma pendência de ….”
2 – Se for enviar e-mail de cobrança entre em contato em no máximo 24 horas após o envio. Em relação a carta de cobrança envie sempre por carta registrada ou SEDEX, assim é possível identificar quando a empresa recebeu a correspondência.
Em épocas de crise determinadas Empresas acabam priorizando alguns pagamentos e o seu acaba ficando para trás. Então, assim que o valor apontar faça um contato de preferência por e-mail. Lembre-se, Pessoa Jurídica não é como Pessoa Física e não sofre coação ou dano moral pelo fato de estar sendo cobrada, vou falar mais sobre isso no tópico seguinte.
3 – Informe as consequências caso o pagamento não seja realizado.
Nesse caso, não se faz necessária tanta cerimônia. Seja objetivo quanto as consequências caso o pagamento não seja realizado no prazo apontado. Faça da seguinte forma:
3. a – Modelo de e-mail de cobrança
“…
Não localizamos o pagamento dos seguintes títulos:
xxx/xx
xxx/xx
A dívida atualizada monta a quantia de R$ ______. Dessa forma, visando evitar que medidas administrativas sejam tomadas, pedimos que envie o comprovante de pagamento no prazo máximo de _______.
Caso o pagamento não seja identificado no prazo acima, iremos encaminhar o título ao cartório de protesto (ou será incluído nos cadastros restritivos de crédito).
Obs. Caso o pagamento já tenha sido realizado pedimos a gentileza de desconsiderar”
Alguns devedores costumam pedir prazos maiores, outros pedem redução dos valores, isso vai da negociação do cliente com o devedor, creio que nesse momento, parcelamentos e reduções não sío aconselháveis.
Outro ponto, alguns Devedores adotam uma postura defensiva e alegam estar sendo coagidos ao pagamento. Contudo, é preciso esclarecer que age no exercício regular do direito o Credor que ameaça o Devedor de protestar o título vencido e não pago, como também, requerer a falência da empresa, inexistindo coação no fato.
Pessoa jurídica não sofre coação moral ao saber que se iniciam os preparativos para o protesto de título devido ou não pago, inclusío no SPC ou pedido judicial de falência, Pessoa Jurídica é uma ficção criada pelo direito. Nesse caso, não é possível sofrer coação, posto que, Pessoa Jurídica somente contrai Direitos e Obrigações.
Além disso, a ameaça do exercício normal de um direito não pode ser considerada coação, visto que o Credor de dívida vencida e não paga, pode protestar o título e requerer a Falência da empresa que não adimpliu a obrigação assumida.
Leia também:
4 – Após o protesto do título envie novo e-mail de cobrança, com novo prazo.
Nesse caso é importante novamente advertir o devedor das consequências de sua inércia. Exemplo:
“Até a presente data os valores não foram quitados em cartório ou obtivemos respostas dos nossos contatos.
Caso o título continue em aberto será encaminhado para nosso setor jurídico, onde não mais poderemos interferir na negociação.
Aguardamos seu retorno.”
5 – Tempo! Nesse caso ele é fundamental. não fique com títulos vencidos por mais de 45 dias.
Planilhe seus débitos, faça um controle e utilize os prazos para cada passo a ser dado. Usualmente, quando o Credor consegue gerenciar um processo interno de cobrança a inadimplência diminui. Após 45 dias de vencido envie para uma empresa de cobrança ou um escritório de cobrança especializado.
Abaixo segue nosso modelo de e-mail de cobrança para empresas:
5.a – Modelo de e-mail de cobrança
“Prezado Cliente,
Informamos que não localizamos o pagamento dos seguintes títulos:
xxx/xx
xxx/xx
A dívida atualizada monta a quantia de R$ ______. Dessa forma, visando evitar que medidas de ordem administrativa e judicial sejam tomadas, pedimos que envie o comprovante de pagamento no prazo máximo de _______.
Caso o pagamento não seja identificado no prazo acima, iremos encaminhar o título ao cartório de protesto. (ou será incluído nos cadastros restritivos de crédito, vai depender de como sua Empresa funciona.)
Se o título já foi levado a protesto coloque da seguinte forma: Apesar de protestado o pagamento do seu título continua em aberto, motivo pelo qual informamos que caso o pagamento não ocorra em 48 horas, iremos encaminhar o seu débito para nosso setor jurídico.
Obs. Caso o pagamento já tenha sido realizado pedimos a gentileza de desconsiderar”
Por fim, aconselho que veja esse vídeo onde explico como funcionam a cobrança judicial e extrajudicial.
—-DICA BÔNUS—–
Elabore acordos somente através de um instrumento particular de confissão de dívida. Este documento irá lhe gerar uma série de benefícios e evitará inúmeros problemas no futuro. Veja o vídeo abaixo e entenda sua importância.
Ainda tem dúvidas? Faça um contato conosco.
Necessita de auxílio para cobrança dos seus títulos vencidos? Consulte-nos. Você preenche o formulário informando dados básicos e detalhes sobre o caso e nós cuidamos do resto. Vamos analisar, entrar em contato para agilizarmos tudo quanto for possível. Nosso escritório possui larga experiência na recuperação de créditos. Para acessar o formulário, clique aqui.
(Vivo)Gestão de Crise – Administração de Passivo Judicial e Extrajudicial
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